HolDOC - Gestão Documental

Gestão Documental pdf

Redução de recursos e optimização de procedimentos 

No seio de grandes organizações o volume de documentos produzidos e recebidos é cada vez mais elevado. De forma a organizar a informação surge o HolDoc, um eficiente sistema de Gestão Documental.

HolDOC permite o registo, classificação, tratamento e arquivo de documentos e gere todas as fases do ciclo de vida destes. Apoiado num sistema de Workflow, assegura o tratamento da informação e certifica-se do cumprimento de prazos, emitindo alertas ou efectuando re-encaminhamentos automáticos. O armazenamento de meta-informação, que possibilita a execução de pesquisas multicritérios, é também uma das potencialidades do HolDOC.

O HolDOC uniformiza a informação, concentra-a numa base de dados única, de acesso restrito, e facilita o processo de pesquisas de documentos. Paralelamente, permite o cruzamento rápido de informação entre várias instituições, departamentos, ou funcionários, por circuitos pré-definidos ou circuitos estabelecidos pelos vários intervenientes. Possibilitando a redução de recursos e optimiza procedimentos.

Além de ser uma ferramenta de organização administrativa e de comunicação, o HolDOC auxilia a optimização de vários serviços e as suas potencialidades são ilimitadas. Com efeito, a proliferação de documentos e dos meios de distribuição dos mesmos exige organização e gestão eficiente dos materiais e informação.